Wissenswertes zur elektronischen Signatur

1. Elektronische Signatur und E-Mail-Versand von Fakturen
Die elektronische Signatur gewinnt in der Wirtschaft zunehmend an Bedeutung da ihre Vorteile auf der Hand liegen. Sie wurde im EU-Raum durch die EU-Signaturrichtlinie für alle Mitgliedsländer geregelt. In allen Mitgliedsländern der EU besteht nunmehr die Möglichkeit Fakturen per E-Mail zu versenden und digital zu signieren.

2. Vorteile einer elektronisch signierten Faktura

• Der teure Postversand entfällt zur Gänze.
• Wegfall des Portos, sonstiger Kosten sowie der manuellen Rechnungsbearbeitung reduziert die Kosten je Faktura von angenommenen 3,00 € bei herkömmlichen Rechnungsversand auf ca. 0,50 &euro.
• Die Archivierung der Rechnungen beim Empfänger (7 Jahre) kann kostengünstig digital erfolgen.
• Da höhere Investitionskosten nicht erforderlich sind, sparen Sie bereits ab der ersten Faktura.
• Automatischer digitaler Zugriff auf alle erstellten Rechnungen ist jederzeit problemlos möglich. Eine Archivierung in Papierarchiven ist nicht mehr erforderlich.
• Die elektronische Rechnung ist für alle Unternehmensgrößen, vom Kleinbetrieb bis zum Mittel- und Großbetrieb, geeignet.
• eFaktura mit eSignatur ist für alle gängigen Formate, wie pdf, ... geeignet.
• Die Lösung ist garantiert rechtskonform.
• Da eine digitale Signatur wie eine persönliche Unterschrift wirkt, wird die übersendete Faktura durch sie garantiert fälschungssicher (niemand kann eine Faktura im nachhinein eigenmächtig verändern).
• Durch die Erstellung eines fälschungssicheren Hash-Wertes ist eine hohe Sicherheit der übermittelten Daten gewährleistet.
• Die weitere Entwicklung geht dahin, dass die elektronische Signatur auch auf gängigen Bank- und Kreditkarten aufgebracht werden kann. Sie haben nur mehr eine einzige Karte für alle Anwendungen in Gebrauch.

3. Rechtliche und organisatorische Rahmenbedingungen bei der elektronischen Signatur

• Auch elektronische Rechnungen müssen die gesetzlich geforderten Rechnungsmerkmale enthalten. Dies wird durch unsere Software garantiert.
• Der Gesetzgeber hat per Verordnung bestimmt, dass elektronische Rechnungen, die fortgeschritten (oder sicher) signiert wurden, gleich behandelt werden, wie Papierrechnungen. Daher ist der volle Vorsteuerabzug gewährleistet.
• eFaktura mit eSignatur gewährleistet die Aufbewahrung aller signierten Fakturen beim Sender als auch beim Empfänger für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist.
• Die vorherige ausdrückliche Zustimmung des Rechnungsempfängers zur digital signierten Faktura ist notwendig.
• Der Rechnungsempfänger kann seine Signaturdaten jederzeit sichtbar machen und überprüfen.
• Im gegenseitigen länderübergreifenden Fakturenaustausch innerhalb der EU ist die elektronische Rechnung gemäß den geltenden Vorschriften der einzelnen Länder uneingeschränkt gültig.

4. Was benötige ich um elektronisch signieren zu können?
Die digitale elektronische Signatur ist bei eFaktura mit eSignatur im Programm integriert. Vom Kunden selbst sind einige wenige Schritte persönlich zu setzen.

• Die Software eFaktura mit eSignatur
  Diese wird für Österreich von www.lfbline.com und für den EU-Raum von www.fact4web.com bereit gestellt.
• Eine Smartcard
  Eine Smartcard, die zur digitalen elektronischen Signatur für unsere Software berechtigt, muss per Antrag von Ihrer staatlichen oder privaten zuständigen Zertifizierungsbehörde (Trust-Center) angefordert werden.
  Der Antrag ist via Internet an die Zertifizierungsstelle zu richten. In diesem Antrag muss bereits die Art der Smartcard (fortgeschrittene Signatur für unsere Fakturierung) sowie die örtlich am nächsten gelegene Registrierungsstelle angegeben werden. Örtlich zuständige Registrierungsstellen übernehmen die Arbeit der Kartenausgabe vor Ort, ein diesbezügliches Verzeichnis ist bei der Zertifizierungsbehörde abzurufen. Nach Ablauf von 1-2 Wochen wird eine Bestätigung des eingebrachten Antrages an den Antragsteller (User der Software eFaktura mit eSignatur) von der Zertifizierungsbehörde übermittelt. Mit diesem Schreiben geht man zur Registrierungsstelle, legt seine persönlichen Dokumente (amtlicher Identitätsausweis) vor. Nunmehr wird die Smartcard durch diese Stelle mit den notwendigen Angaben versehen, also für den Gebrauch unserer Software freigeschalten.
  Eine Liste der für Sie zuständigen Zertifizierungsbehörden finden Sie unter www.a-trust.at.
• Ein Kartenlesegerät
  Die Software von eFaktura mit eSignatur funktioniert aus von uns normierten Datenschutzgründen nur für das Kartenlesegerät der Firma REINER Kartengeräte GmbH. & Co. KG. Diese Firma, die in Deutschland liegt, hat sich für Zwecke der Datensicherheit und Effizienz als die zuverlässigste bei digital signierten Fakturen herausgestellt und wurde von uns daher als Partner ausgewählt. Die Bestellung ist europaweit problemlos möglich, die Lieferung erfolgt prompt und die Preise sind günstig. Bestellen Sie über den Online-Shop der Firma, erreichbar unter: www.reiner-sct.com und sie erhalten alle Informationen über alle gängigen Kartenlesegeräte. Bestellungen können wahlweise in deutscher oder englischer Sprache aufgegeben werden.
  Bitte benutzen Sie daher nur Kartenlesegeräte der Firma Reiner Kartengeräte GmbH. & Co.KG. Die vollständige Adresse der o.a. Firma lautet: Reiner Kartengeräte GmbH. & Co.KG, Goethestr. 14, D-78120 Furtwangen, Deutschland.

5. Wie signiere ich meine Fakturen?
Nach Anschluss des Kartenlesegerätes an den PC muss vor Signierung die Smartcard in das Kartenlesegerät eingeführt werden. Vor Signierung eines oder mehrerer Fakturen muss der Pin-Code eingegeben werden. Das weitere übernimmt die Benutzerführung im Rahmen unserer Software.